Stahlgruber

Prozessoptimierung durch zentrales Mobile Device Management bei Stahlgruber GmbH

Mobilität hat für die Stahlgruber GmbH, als einem  in ganz Deutschland operierenden mittelständischen Großhändler für Autoteile, einen sehr hohen Stellenwert. Um ihre 300  Außendienstmitarbeiter bei ihren Vertriebsaktivitäten optimal unterstützen zu können, hat Stahlgruber diese  deshalb mit mobilen Endgeräten ausgestattet. Dabei ist es durch die zunehmende Komplexität beim Management der Nokia/Symbian-Geräte bald notwendig geworden, dass das in Poing bei München ansässige Unternehmen nach einer Lösung für eine effiziente Geräteverwaltung suchte und sie in einer Mobile Device Management Lösung (MDM) fand. MDM ermöglicht eine zentrale und effiziente Verwaltung der im unternehmensweiten Einsatz vorhandenen mobilen Geräte: die Mobiltelefone können inventarisiert und remote konfiguriert werden, neue Software kann over-the-air auf vorhandene und neu hinzukommende Geräte aufgespielt werden.  

Stahlgruber strebt  durch die Prozessoptimierungen eine Effizienzsteigerung im täglichen Arbeitsablauf, sowohl bei den IT-Administratoren als auch bei den Außendienstmitarbeitern, an. Neben der erwünschten Prozessoptimierung durch das MDM ist auch der Sicherheitsaspekt bei dem Zugriff der Außendienstler auf Daten „hinter der Firewall“ eine zentrale Anforderung, die  im Rahmen einer unternehmensweiten Sicherheitspolicy zu berücksichtigen und zu erfüllen ist.

Mit der Umsetzung  der  MDM-Systemintegration ist die IT-Unternehmensberatung SEVEN PRINCIPLES (7P) betraut worden. Das Kölner Unternehmen hat nach einer Status–quo-Analyse ein Konzept für die Prozessoptimierung und -automatisierung für den Geräte-Roll-out einschließlich Konfiguration und Wartung erstellt und umgesetzt.

Vereinfachter Support  durch Optimierung  bei Roll-out und Automatisierung von Prozessen
Damit die Administratoren der IT-Abteilung den Roll-out der Geräte optimal durchführen können, ist eine zentrale Inventarisierung und Wartung der Smartphones unerlässlich. Dies reduziert so die administrative Arbeitsbelastung der IT-lFachkräfte bei  Stahlgruber  und vereinfacht  das Management des Gerätepools.    

Mitarbeiter müssen ihre Geräte für die Installation und die Konfiguration sowie  dem Aufspielen von Software-Updates nicht mehr in die IT-Abteilung bringen, da dies remote gemacht werden kann. Das bedeutet, dass auch zeitraubende Support-Telefonate oder kurzfristig nötige Besuche aufgrund von Konfigurationsproblemen oder Programmfehlern nicht mehr notwendig sind.  „Wir haben in den Bereichen Roll-out und Support eine bedeutende Prozessoptimierung erreicht, erläutert Christian Czech, Leiter Netzwerk, bei Stahlgruber. Die Geräteflotte werde fortwährend erweitert, deshalb sei  für Stahlgruber wichtig, neue Geräte so effizient wie möglich einzubinden. „Indem wir die notwendigen Einstellungen nur einmal vorgeben müssen und diese dann automatisch auf die Smartphones ausgerollt werden, sparen wir wertvolle Arbeitszeit. Früher haben wir pro Gerät ca. 1,5 Stunden für die Konfiguration benötigt, heute brauchen wir mit der Unterstützung von 7P für die finale Inbetriebnahme nur noch rund 20 Minuten“, freut sich Christian Czech.

Mehr Sicherheit durch zentrale Umsetzung der Sicherheitspolicy
Die Außendienstmitarbeiter Stahlgrubers greifen bei ihrer Tätigkeit über ihre mobilen Endgeräte ständig auf sensible Unternehmensdaten in der Firmenzentrale zu. Deshalb muss gewährleistet sein, dass diese geschäftskritischen Daten geschützt werden und keine unberechtigten Personen Zugang zu diesen Interna bekommen.

Eine weitere Anforderung an das MDM ist deshalb die Umsetzung der Sicherheitspolicy. Die unternehmensweite Sicherheitsstrategie muss zentral implementiert und auf alle Smartphones und Mobiltelefone ausgerollt werden. Alle Geräte müssen beispielsweise so konfiguriert werden, dass das Gerät bei unberechtigtem Zugriff gesperrt oder gelöscht werden kann. „Die konsequente Umsetzung der Sicherheitsrichtlinien auf allen Geräten spielt für uns eine zentrale Rolle bei der MDM-Lösung. Es muss einfach gewährleistet sein, dass zum Beispiel bei Geräteverlust niemand auf unsere Unternehmensdaten zugreifen kann. Durch MDM kann der Administrator ganz einfach  das Gerät remote  löschen“, erklärt Czech. 

Automatisierung komplexer Anforderungen
Außendienstmitarbeiter müssen von unterwegs auf ihre E-Mails zugreifen, sich Telefonnummern im Firmenadressbuch heraussuchen und mithilfe ihres elektronischen Kalenders Termine verwalten können. Auch diese Anforderungen lassen sich mithilfe des MDM automatisieren, indem die Mobiltelefone zentral konfiguriert werden. Stahlgruber verwendet für die Synchronisation von E-Mail- und PIM-Daten den MS Exchange Server als Backbone, der per Push-Technologie die aktuellen Daten auf die mobilen Geräte bringt. Über eine Corporate Data Access Schnittstelle (CDA) können die Außendienstler  dabei von ihren Smartphones auf Unternehmensdaten zugreifen. Hierbei werden die  Mobiltelefone  so vorkonfiguriert, dass keine manuellen Anpassungen vorgenommen werden müssen. Der Unternehmenszugang wird dadurch automatisiert und spart  Administrationszeit.

Stahlgruber plant, seinen Außendienstmitarbeitern zukünftig noch weitere Applikationen zur Verfügung zu stellen: beispielsweise sollen Inventarlisten zur Artikelverfügbarkeit von Autoteilen mobil abrufbar sein. Im Zuge des Customer-Relationship-Managements soll so dem Händler vor Ort ein noch besserer Service geboten werden.

Support für 500 Geräte bis Mitte 2011 geplant
Die erste Phase des Roll-outs wurde Ende des vergangenen Jahres  abgeschlossen. Derzeit haben ca. 140 Mitarbeiter, davon das Gros im Außendienst, mobile Geräte im Einsatz. Geplant ist, die sukzessive Einbindung von weiteren Geräten bis Mitte 2011. Damit wird das Projektziel, der Roll-out von insgesamt 500 Smartphones und Mobiltelefonen, dann erreicht sein. „Mit dem Mobile Device Management von SEVEN PRINCIPLES können wir unsere  Prozesse effizient managen“, so Christian Czech. „Wenn wir voraussichtlich Mitte 2011 den geplanten Roll-out von 500 mobilen Geräten abgeschlossen haben werden, haben wir dabei insgesamt  580 Mitarbeiterstunden, das sind mehr als 70 Personentage, bei der Inbetriebnahme eingespart.“ Die Konfiguration eines jeden Mobilen Devices spare  im Schnitt 70 Minuten an Administration ein. „Dies ist ein gutes Beispiel für gelungene Prozessoptimierung“, resümiert der Leiter Netzwerk bei Stahlgruber.

Über SEVEN PRINCIPLES

SEVEN PRINCIPLES (7P) ist eine international agierende Unternehmensberatung mit IT-Fokus und Anbieter innovativer Lösungen und Services. Der Hauptsitz ist Köln. Die Leistungen der börsennotierten Gruppe fokussieren auf Strategien zur Wertsteigerung im Unternehmen und zur effizienteren Nutzung der Informationstechnologie. Es werden dabei insbesondere Themen in den Bereichen Organisation und Prozesse, Produkt- und Projektmanagement, Enterprise Application Integration sowie Test und Qualitätssicherung abgedeckt. SEVEN PRINCIPLES verfügt auf Basis langjähriger Erfahrung und einer Vielzahl erfolgreicher Projekte über führendes Know-how für mobile Lösungen. Dazu gehören unter anderem Agenturleistungen wie z.B. Mobile Marketing, Mobile Advertising als auch Themen wie Mobile TV, Mobile Device Management und Mobile Support. SEVEN PRINCIPLES ist heute einer der führenden Anbieter von IT-Services im Telekommunikationsmarkt, und adressiert mit steigendem Geschäft auch die Branchen Energie, Finanzen, Logistik und Automotive. SEVEN PRINCIPLES beschäftigt derzeit in Deutschland, der Schweiz und Großbritannien rd. 500 Mitarbeiter.

Weitere Informationen: www.7p-group.com